1. Số lượng ứng viên và chế độ học bổng 
          Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ sơ tuyển để chọn 100 ứng viên sau đại học giới thiệu cho Đại sứ quán Nhật Bản tổ chức thi tuyển (thi viết và vấn đáp). 
          Ứng viên được tiếp nhận theo chương trình học bổng này sẽ được Chính phủ Nhật Bản cấp vé máy bay một lượt đi và về, sinh hoạt phí, học phí cho năm học dự bị và toàn bộ thời gian học chương trình thạc sĩ, tiến sĩ nếu vượt qua được kỳ thi tuyển đầu vào sau đại học của Nhật Bản. 
          Ứng viên trúng tuyển dự kiến sẽ đi học vào tháng 4 hoặc tháng 10 năm 2012. 
2. Đối tượng dự tuyển
- Cán bộ biên chế hoặc hợp đồng có phẩm chất đạo đức tốt, đủ sức khỏe và quyết tâm lưu học tại Nhật Bản, ưu tiên người đang công tác tại các đại học, học viện, trường đại học và cao đẳng, viện nghiên cứu, các cơ quan và doanh nghiệp nhà nước (lưu ý: ứng viên là công chức nhà nước phải đáp ứng quy định tại Nghị định số 18/NĐ-CP ngày 05/3/2010 về đào tạo, bồi dưỡng công chức);
- Người đã từng nhận học bổng từ các chương trình học bổng của Chính phủ Nhật Bản phải có 03 năm công tác sau khi về nước mới được tham gia dự tuyển; quân nhân tại ngũ hoặc đang làm việc cho quân đội và những người đã dự tuyển đi học nước ngoài theo các chương trình học bổng khác không thuộc đối tượng đăng đăng ký dự tuyển;
- Không quá 35 tuổi (sinh sau ngày 02/04/1977) tính đến thời điểm cấp học bổng (01/4/2012);
- Tốt nghiệp đại học hệ chính qui dài hạn loại khá trở lên, trong đó 70% các môn học có điểm thi hoặc kiểm tra đạt từ 7.0 điểm trở lên. Đối với ứng viên đi học tiến sĩ ngoài điều kiện này phải có cả bằng thạc sĩ với kết quả học tập tốt. Riêng ngành Y có thể chấp nhận các trường hợp tốt nghiệp đại học đăng ký học thẳng tiến sĩ; 
- Đăng ký ngành học đúng hoặc gần với ngành đã được đào tạo bậc đại học, cao học; 
- Yêu cầu về ngoại ngữ: thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, ưu tiên những người có một trong các văn bằng/chứng chỉ sau đây: 
+ Bằng tốt nghiệp đại học, cao học ở nước ngoài mà ngôn ngữ sử dụng trong học tập là tiếng Anh hoặc tiếng Nhật;  
+ Bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành tiếng Anh hoặc tiếng Nhật tại Việt Nam;
+ Chứng chỉ TOEFL quốc tế/ nội bộ (do IIE cấp), IELTS quốc tế hoặc chứng chỉ tiếng Nhật (Kyu) còn thời hạn sử dụng;
+ Chứng chỉ đã đi thực tập tại nước ngoài tối thiểu 06 tháng với ngôn ngữ sử dụng trong khóa thực tập là tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. 
-  Ứng viên nên chủ động liên hệ trước với các trường đại học Nhật Bản. Các trường đại học Nhật Bản sẽ chỉ cấp giấy tiếp nhận hoặc giấy gọi nhập học cho những người có đơn đề nghị trước ngày 31/8/2011. Ứng viên cần chủ động liên lạc trước với giáo sư hướng dẫn, gửi đơn đăng ký nguyện vọng vào học trường đại học ở Nhật để ngay sau khi có kết quả tuyển chọn của Đại sứ quán Nhật Bản sẽ đề nghị trường cấp văn bản đồng ý tiếp nhận đào tạo trong thời gian sớm nhất. Đối với những ứng viên chưa có văn bản đồng ý tiếp nhận hoặc giấy gọi nhập học của trường đại học Nhật Bản, Bộ Giáo dục và Khoa học Nhật Bản sẽ trao đổi với các trường đại học, quyết định bố trí thu xếp trường đại học tiếp nhận trên cơ sở tham khảo hồ sơ của ứng viên. Ứng viên trúng tuyển không được đề nghị thay đổi quyết định này.
3. Hồ sơ dự tuyển
3.1 Hồ sơ bằng tiếng Việt: 01 bộ gồm các giấy tờ sau:
1.    Công văn của cơ quan công tác giới thiệu cán bộ dự tuyển;
2.    Phiếu đăng ký dự tuyển theo mẫu quy định gửi kèm;
3.    Bản cam kết theo mẫu quy định gửi kèm; 
4.    Bản sao hợp lệ quyết định tuyển dụng biên chế/hợp đồng và bản sao sổ bảo hiểm xã hội hoặc bảng lương có thể hiện đóng bảo hiểm xã hội trong vòng 03 tháng trước khi đăng ký dự tuyển;
5.    Bản sao hợp lệ giấy khai sinh;
6.    Sơ yếu lý lịch;
7.    Bản sao hợp lệ bằng và bảng điểm tất cả các năm học đại học, sau đại học (nếu có). Trường hợp bảng điểm không tính theo thang điểm 10 thì phải được quy đổi sang thang điểm 10 và kèm theo tài liệu quy định thang điểm đánh giá của cơ sở đào tạo;
8.    Bản sao hợp lệ chứng chỉ tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (nếu có);
9.    Bản sao hợp lệ văn bản tiếp nhận của trường đại học ở Nhật Bản (nếu có);
10.    Danh mục, tài liệu liên quan đến các công trình nghiên cứu đã được công bố, giấy chứng nhận công trình nghiên cứu (nếu có).
    Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ bằng tiếng Việt cần quét (scan) lại thành các file riêng từng loại tài liệu và thực hiện đăng ký trực tuyến (on-line) đồng thời với việc gửi hồ sơ giấy đến Văn phòng Cục Đào tạo với nước ngoài.
3.2. Hồ sơ dự tuyển bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật:
- Mẫu hồ sơ và số lượng hồ sơ quy định phải nộp cần làm đúng theo hướng dẫn của phía Nhật Bản tại các trang web: 
             http://www.studyjapan.go.jp/jp/toj/toj0302j.html (tiếng Nhật)
             http://www.studyjapan.go.jp/en/toj/toj0302e.html (tiếng Anh)
           - Danh mục giấy tờ cần có trong mỗi bộ hồ sơ phải xếp theo đúng thứ tự yêu cầu và số bộ hồ sơ cần nộp (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật). Tham khảo bản hướng dẫn bằng tiếng Việt gửi kèm thông báo này (ứng viên cần ghi rõ tên của các bộ hồ sơ: A, B, C, D, E.).
Lưu ý: 
    Các văn bản sao, dịch phải được xác nhận công chứng hoặc sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền. Giấy khám sức khỏe phải sử dụng mẫu quy định của Chính phủ Nhật Bản và khám tại các bệnh viện trung ương hoặc bệnh viện cấp tỉnh/thành phố.    Tất cả giấy tờ trình bày trên khổ giấy A4, theo chiều dọc trang giấy, hồ sơ bằng tiếng Việt và hồ sơ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật đựng riêng trong các túi hồ sơ có kích thước 25 cm x 34 cm. Mặt ngoài hồ sơ có ghi “Hồ sơ dự tuyển học bổng của Chính phủ Nhật Bản năm 2012”, tên ngành học, bậc học và danh mục các loại giấy tờ có trong túi, ghi rõ địa chỉ liên hệ, điện thoại (cơ quan, nơi ở, di động), số fax và e-mail để có thể liên lạc và hướng dẫn khi cần thiết.
               Toàn bộ hồ sơ dự tuyển bằng tiếng Việt và tiếng Anh/tiếng Nhật cần chuyển trực tiếp hoặc gửi bưu điện phát chuyển nhanh bảo đảm đến địa chỉ: Văn phòng Cục Đào tạo với nước ngoài, 21 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội trước ngày 08/06/2011. Trước khi gửi hồ sơ giấy đến Cục Đào tạo với nước ngoài, ứng viên phải đăng ký dự tuyển on-line tại địa chỉ: http:/tuyensinh.vied.vn. 
              Hồ sơ nộp muộn, không đúng và đầy đủ theo quy định trên hoặc khai không chính xác, không nộp hồ sơ giấy hoặc không nộp hồ sơ on-line là không hợp lệ và không được xét tuyển. Bộ Giáo dục và Đào tạo không trả lại hồ sơ trong bất kỳ trường hợp nào.
 4. Quy trình tuyển chọn
           Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ căn cứ hồ sơ, ngành đăng ký học, kết quả học tập của ứng viên dự tuyển và xếp hạng từ cao xuống thấp, sơ tuyển chọn ra 100 người để giới thiệu và chuyển hồ sơ tới Đại sứ quán Nhật Bản xem xét, tổ chức thi tuyển. Kết quả sơ tuyển của Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ được thông báo công khai trên các trang web: http://www.moet.gov.vn và http://www.vied.vn sau ngày 25/06/2011.
           Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam sẽ xem xét hồ sơ ứng viên và tuyển chọn những người đạt yêu cầu tham dự thi viết và vấn đáp dự kiến vào giữa tháng 7/2011 tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Thông tin chi tiết về kế hoạch thi tuyển của Đại sứ quán Nhật Bản và kết quả tuyển chọn sẽ được thông báo qua Bộ Giáo dục và Đào tạo để đưa tin trên các trang web: http://www.moet.gov.vn và http://www.vied.vn. 
              Bộ Giáo dục và Đào tạo đề nghị các Bộ, Ngành, Ủy ban nhân dân các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương, các đại học, học viện, các trường đại học và cao đẳng phổ biến thông báo này đến tất cả các đối tượng có liên quan và tạo điều kiện thuận lợi cho người có đủ điều kiện cần thiết được đăng ký dự tuyển đúng thời hạn quy định.  
    Ghi chú: Các cơ quan và ứng viên đăng ký dự tuyển học bổng này có trách nhiệm thường xuyên theo dõi để cập nhật thông tin dự tuyển, xét tuyển tại các trang web:  http://www.moet.gov.vn và http://www.vied.vn. Bộ Giáo dục và Đào tạo và Đại sứ quán Nhật Bản không gửi thông báo các danh sách sơ tuyển và lịch thi, phỏng vấn bằng văn bản qua đường bưu điện đến từng cơ quan và từng ứng viên dự tuyển. Căn cứ kết quả xét trúng tuyển cuối cùng và thông báo tiếp nhận chính thức của Chính phủ Nhật Bản, Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ gửi văn bản thông báo về việc đi học nước ngoài cho ứng viên trúng tuyển. Các cơ quan cử ứng viên dự tuyển học bổng này chịu trách nhiệm quản lý cán bộ trong thời gian đăng ký dự tuyển và thời gian học tập tại Nhật Bản. Cơ quan chủ quản và cán bộ được cử đi học tự thỏa thuận về các điều kiện, quyền và nghĩa vụ đối với người được cử đi học và cam kết trở về cơ quan công tác sau khi hoàn thành khóa học theo chương trình học bổng này.